Uma das áreas mais importantes de um negócio é a contabilidade. Veja a seguir uma lista do que levar em conta antes de contratar um escritório de contabilidade. Contratar os serviços de um contador não é uma opção, como muitos donos de pequenas e médias empresas podem pensar. Essa é uma obrigação para a grande maioria das empresas.
1 – Toda empresa precisa de um contador?
Sim. É isso o que determina o artigo 1.179 do Código Civil. Ali está escrito, de forma bem clara, que a escrituração contábil de uma empresa deve ficar sob responsabilidade de um contador legalmente habilitado, com registro no CRC (Conselho Regional de Contabilidade), portanto. Para obter tal registro, o profissional deve contar com formação técnica ou curso superior em contabilidade. “Sobre a necessidade de contratar os serviços de um contador, a única exceção é feita para empresas enquadradas na categoria Microempreendedor Individual (MEI)”, afirma Silvio Vucinic, consultor jurídico do Sebrae-SP. Estas estão, caso queiram, dispensadas da obrigatoriedade de contratar um profissional de contabilidade.
2 – Qual a melhor forma de escolher?
A recomendação de Marcelo Nakagawa, professor de empreendedorismo do Insper, é pedir indicação para outros empreendedores. “Fale com cinco ou seis donos de pequenas empresas e pergunte quem faz a contabilidade para eles”, diz Nakagawa. Nesse contato, será possível saber se estão satisfeitos com o escritório, que tipo de serviço recebem, quanto pagam e como é a comunicação com esse contador. Também é importante perguntar se o atendimento é feito por e-mail, WhatsApp ou telefone, e se os empreendedores conseguem falar com o responsável pela contabilidade da empresa sempre que necessitam.
3 – É importante que o contador tenha experiência com outras empresas no seu ramo de atuação?
Sim. “Checar se o contador atende a outras empresas do mesmo setor no qual o seu negócio está inserido é fundamental”, diz Nakagawa, do Insper. Isso porque, dependendo da área em que a empresa atua, o contador terá que fazer cálculos bastante específicos para garantir um bom planejamento tributário. Além disso, o ideal é que o escritório conheça as leis, as melhores alíquotas, se há substituições tributárias aplicáveis e os incentivos fiscais para o setor.
4 – É preciso conferir a idoneidade do profissional?
Não é comum pedir certidões negativas e checar se o contador tem protestos. O fundamental, segundo Silvio Vucinic, do Sebrae-SP, é checar se o profissional está registrado no CRC (Conselho Regional de Contabilidade), algo muito simples de ser feito. Basta entrar no site do CRC, buscar a região onde a empresa atua e consultar o nome do contador ou do escritório. Em poucos segundos, deve aparecer na tela se aquele profissional ou empresa está habilitado para prestar serviços contábeis. “É preciso confiar nas instituições e, se o CRC habilita o profissional a fazer a contabilidade, me parece suficiente para garantir a sua idoneidade”, diz Vucinic.
5 – Quais são os principais serviços oferecidos por um contador?
Todo contador fará, pelo menos, o serviço básico de contabilidade. Nessa lista devem entrar abertura e fechamento de empresa, elaboração do contrato social, cálculo dos tributos, emissão das guias de impostos, pró-labore dos sócios, envio do imposto de renda anual da pessoa jurídica e relatórios contábeis (como balanço patrimonial e demonstração de resultados). Mas a função do contador pode ir muito além das obrigações burocráticas com o Fisco e a Junta Comercial. “Um bom profissional pode ajudar a empresa desde o seu nascimento”, diz Edgard Cornacchione, presidente do conselho curador da Fipecafi. Ele pode atuar como uma espécie de consultor ao apontar a necessidade de recursos financeiros, analisar o nível de endividamento e fazer a gestão de riscos. Pode, ainda, produzir a folha de pagamento e orientar o empreendedor sobre a forma correta de contratar, gerir e demitir funcionários, para evitar eventuais passivos trabalhistas. Seja qual for a amplitude dos serviços contratados, é importante que tudo esteja devidamente registrado em contrato. Nesse documento devem constar os serviços que o contador promete entregar e seus respectivos valores.
6 – O contador tem alguma responsabilidade legal?
Ele pode responder judicialmente, caso cometa erros em algum aspecto da contabilidade. Os problemas mais comuns são a falta de pagamento de algum imposto (porque a guia não foi gerada, não foi gerada corretamente ou simplesmente porque o contador responsável pelos pagamentos não os efetuou). Nesses casos, é preciso lembrar que, na prática, quem será acionado primeiro pela falha — o não pagamento de um tributo, por exemplo — é o dono da empresa, e não o seu contador. “Em um segundo momento, caso seja possível provar que a situação é consequência de uma falha ou da má fé do escritório de contabilidade, o empresário poderá acionar o profissional judicialmente”, afirma Vucinic, do Sebrae-SP.
7 – O pagamento de impostos deve ficar a cargo do contador?
Depende. Se o empresário tiver tempo para efetuar ele mesmo os pagamentos, sem dúvida isso é o mais seguro a ser feito. Mas talvez essa opção seja viável apenas para empresas bem pequenas, que pagam até cinco tributos por mês. “Uma quantidade muito superior a essa pode demandar muito tempo do empresário, o que pode acabar tomando horas que deveriam ser dedicadas a estratégia e ao dia a dia do negócio”, diz Nakagawa, professor do Insper. Caso o dono da empresa opte por terceirizar o pagamento dos impostos, é importante que isso seja feito com um contador de sua confiança. Além disso, há escritórios de contabilidade que disponibilizam os recibos de pagamento online, em uma espécie de intranet ou até em um ambiente na nuvem. Ali o empreendedor pode checar se todos os pagamentos foram feitos corretamente.
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